Werk(vergaderingen) en smalltalk
Misschien een rare titel, maar ik wist even geen andere omschrijving
Ik erger me er al langer aan: vergaderingen waarbij aan het begin altijd dingen besproken worden als hoe is het, lang niet gezien of goede vakantie gehad? kortom; small talk
Ben ik hier de enige in?
Van de week ook een teamvergadering van ruim 2 uur gehad die zo ging; vervolgens ergens 5 minuten pauze ivm koffie (stond op de kamer) en toilet.
Ga gewoon lekker door en hou je zover het kan aan de agenda!
Decibel88 schreef op 18-02-2024 om 19:56:
Waar ik trouwens even op terug wil komen:
Als je niet langer dan 1 uur aan je werk kunt blijven zitten gaat er toch iets mis hoor. Hoe doen mensen dat als ze bergen werk hebben?
In blokjes van 20 tot 30 minuten met elke keer even een paar minuten pauze tussendoor. Want zo lang kun je je ongeveer concentreren en dan is het goed om even wat anders te doen.....
Poezie schreef op 18-02-2024 om 16:44:
[..]
Zo ga je toch niet met de tijd van je collega om die komt notuleren? Super aso om iemand zomaar te laten wachten omdat jij zo graag kwijt wil dat je even niet zo lekker in je vel zit ofzo. Ik weet dat het in sommige werkkringen normaal is om zo met je secretariaat om te gaan, maar netjes is het niet.
Het belang van de vergadering gaat waarschijnlijk verder dan het belang van notuleren.
Dus als de organisator de sociale praat aan het begin belangrijk vindt, dan gaat het algemeen belang voor jouw belang.
Dat heeft volgens mij niets te maken met slechte omgangsvormen t.a.v. het secretariaat. Het zijn keuzes die gemaakt worden waar jij niet over gaat.Je kunt het uiteraard wel bespreken met de organisator. Kijken of het anders kan. Of de organisatie wijzen op het effect op jou
Als notulist kan ik me voorstellen dat het eerste onderwerp (sociaal bijpraten) voor jou niet van belang is. Ik zie in onze vergaderingen (met sociaal begin) dat de notulist hard aan het werk is. Die werkt denk ik tijdens onze sociale praat de aantekeningen bij van een andere vergadering bij. Of doet een andere taak.
Ans-M. schreef op 19-02-2024 om 19:21:
[..]
Het belang van de vergadering gaat waarschijnlijk verder dan het belang van notuleren.
Dus als de organisator de sociale praat aan het begin belangrijk vindt, dan gaat het algemeen belang voor jouw belang.
Dat heeft volgens mij niets te maken met slechte omgangsvormen t.a.v. het secretariaat. Het zijn keuzes die gemaakt worden waar jij niet over gaat.Je kunt het uiteraard wel bespreken met de organisator. Kijken of het anders kan. Of de organisatie wijzen op het effect op jouAls notulist kan ik me voorstellen dat het eerste onderwerp (sociaal bijpraten) voor jou niet van belang is. Ik zie in onze vergaderingen (met sociaal begin) dat de notulist hard aan het werk is. Die werkt denk ik tijdens onze sociale praat de aantekeningen bij van een andere vergadering bij. Of doet een andere taak.
Als notulist ga je inderdaad nergens over. De voorzitter dient zich daarvan bewust te zijn en daar rekening mee te houden.
Poezie schreef op 19-02-2024 om 20:32:
[..]
Als notulist ga je inderdaad nergens over. De voorzitter dient zich daarvan bewust te zijn en daar rekening mee te houden.
Waarschijnlijk is de voorzitter zich daar best van bewust. Dat hoeft echter niet te betekenen dat hij/zij daar rekening mee dient te houden. Ruimte geven voor smalltalk kan een heel bewuste keuze zijn, ook als dat nadelig is voor de notulist.
Malibu2 schreef op 19-02-2024 om 20:59:
[..]
Waarschijnlijk is de voorzitter zich daar best van bewust. Dat hoeft echter niet te betekenen dat hij/zij daar rekening mee dient te houden. Ruimte geven voor smalltalk kan een heel bewuste keuze zijn, ook als dat nadelig is voor de notulist.
FYI: de meeste voorzitters zijn geen goede voorzitters. Daarnaast: in het belang van de notulen dient er wel degelijk rekening gehouden te worden met de notulist.
Poezie schreef op 19-02-2024 om 21:10:
[..]
FYI: de meeste voorzitters zijn geen goede voorzitters. Daarnaast: in het belang van de notulen dient er wel degelijk rekening gehouden te worden met de notulist.
Maar de notulist is niet de enige aanwezige.
Zonder relatie geen prestaties dus een beetje smalltalk/interesse in elkaar/grapjes maken vind ik belangrijk op de werkvloer.
Even goed contact en dan serieus aan de bak met zijn allen.
Poezie schreef op 19-02-2024 om 21:10:
[..]
FYI: de meeste voorzitters zijn geen goede voorzitters. Daarnaast: in het belang van de notulen dient er wel degelijk rekening gehouden te worden met de notulist.
Ik vind een secretaresse die moet notuleren sowieso ouderwets. Kan iemand uit dat team dat niet gaan doen?
Heb jij er ook geen last meer van
Poezie schreef op 19-02-2024 om 21:10:
[..]
FYI: de meeste voorzitters zijn geen goede voorzitters. Daarnaast: in het belang van de notulen dient er wel degelijk rekening gehouden te worden met de notulist.
Dat klopt, maar dat zegt niet dat ze allemaal alle bewuste keuzes maken om jou te pesten.......
En als je het er niet mee eens bent kun je de voorzitter er op aanspreken en als je dat niet wil dan zou ik eens nadenken over een andere plek. Er zit echt wel verschil in de vergaderkwaliteit van verschillende organisaties. Dus misschien wordt er elders wel veel effectiever vergadert.
Poezie schreef op 19-02-2024 om 21:10:
[..]
FYI: de meeste voorzitters zijn geen goede voorzitters. Daarnaast: in het belang van de notulen dient er wel degelijk rekening gehouden te worden met de notulist.
Je hebt als notulist een ondersteunende rol. Tuurlijk moet er op een bepaalde manier rekening worden gehouden met de notulist en ik kan me voorstellen dat een strak geleide vergadering makkelijker notuleren is. Maar een vergadering draait niet alleen om de notulen en de notulist. Smalltalk kan heel veel doen voor de sfeer en onderlinge samenwerking, het kan als een uitlaatklep fungeren en het kan stress verlagen.
Misschien kun je overleggen met de voorzitter of je 10-15 minuten later aanschuift. Heb je ooit aangegeven er zoveel last van te hebben. Ik kan me voorstellen dat de voorzitter daar geen weet van heeft.
Wie weet denkt de voorzitter dat jij dit ook waardevol vindt ook al is het jouw team niet. Of je stelt voor om de smalltalk achteraf te doen (al is het risico dat het dan verwaterd omdat mensen toch weer vlugger weglopen). Smalltalk kan wel waardevol zijn voor een team.
Als er 10 mensen aanwezig zijn in de vergadering en voor 9 mensen is het nuttig en voor 1 vervelend kan ik me voorstellen dat het belang van de groep voorgaat op het individu.
Maar mijn idee zou zijn om het aan te kaarten. Of om even iets anders af te doen als je daar toch met je laptop zit te wachten.
Als ze beginnen klik je het goede scherm naar voren en begin je.
Ik snap TO wel. Wat mij betreft zijn vergaderingen niet bedoeld voor smalltalk. Tuurlijk is het heel fijn en sociaal om even te vragen naar die geplande vakantie, of hoe het met de nieuwe pup gaat, of dat het nieuwe behang al gekozen is? Ik realiseer me wel degelijk dat dit bijdraagt aan een gemoedelijke, meer ontspannen sfeer. Maar het moet niet te lang doorgaan vind ik.
Zoals ik eerder al aangaf, vergaderingen van uren lang meegemaakt waarvan het uiteindelijk misschien voor 20% daadwerkelijk over het werk ging. Daar bedank ik echt hartelijk voor.
In mijn geval speelt wellicht mee dat we een teamoverleg altijd aan het einde van de dag plannen. Dus iedereen, ook degene die die dag gewerkt hebben, offeren er tijd voor op. En dan hoeft het heus niet liefst binnen een uurtje klaar te zijn. Maar het eindeloos rekken met allerlei gekeuvel hoeft van mij nu ook weer niet. Plan dan een borrel ofzo met elkaar.
Poezie schreef op 18-02-2024 om 16:44:
[..]
Zo ga je toch niet met de tijd van je collega om die komt notuleren? Super aso om iemand zomaar te laten wachten omdat jij zo graag kwijt wil dat je even niet zo lekker in je vel zit ofzo. Ik weet dat het in sommige werkkringen normaal is om zo met je secretariaat om te gaan, maar netjes is het niet.
Ik heb nog nooit meegemaakt dat iemand dit soort gesprekken in de notulen zet.
Meestal worden er wat puntjes genoteerd, maar niet woord voor woord alles opgeschreven.
kerstbeer schreef op 20-02-2024 om 11:42:
[..]
Ik heb nog nooit meegemaakt dat iemand dit soort gesprekken in de notulen zet.
Meestal worden er wat puntjes genoteerd, maar niet woord voor woord alles opgeschreven.
Hé nee, uiteraard worden de prietpraatjes niet genotuleerd. Gaat er meer om dat de notulist een beetje half zinloos met pen&papier of tablet klaar zit,, wachtende tot er iets notitie waardig voorbij komt. Op mijn vorige werkplek heb ik me écht zitten schamen richting de persoon die destijds de BHV training kwam geven. Die man stond echt al 3 kwartier klaar voor de start, maar moest nog even wachten tot alle haarverfmerken van de lokale drogisterij, de keuze studies van de kids, en 'meid, welk dieet volg jii dan?" breeduit besproken waren. Een teamoverleg, werkbespreking, toolbox meeting of hoe je het noemen wilt, is gewoon niet bedoeld als theekransje. Zo simpel is het volgens mij. Hou het gewoon enigszins professioneel.
Op de ALV van de sportclub van mijn kinderen zei de voorzitter altijd: Ik beloon de mensen die op tijd waren ik ga nu beginnen!
En dan stipt op de aangekindigde begintijd van de vergadering. Inloop vanaf 19.00, start vergadering om 19.30 en zo geschiedde.
Andere smalltalk kon dan weer na afloop.
Zeker iemand die is uitgenodigd om cursus te geven zou de ballen moeten hebben om gewoon te beginnen. Geen getrut met nog "even" wachten tot iedereen is uitgekletst.