Secretaressewerk
Ik wil toch eens discussiëren/jullie mening weten over welk werk nou bij secretaresses hoort en welke bij P&O (personeelszaken)
Kom vooral met jullie eigen taken die misschien niet bij je functie hoort.
Samen met nog een andere collega ben ik secretaresse van een afdeling met 100 man.
Vanaf vandaag hebben wij er een nieuwe taak bij: het opleidingsplan
Elke coördinator moet bij zijn medewerkers inventariseren wat voor opleidingen ze dit jaar willen doen, vervolgens komt dat weer bij ons terecht en moeten wij dat invullen in een Excellijst. Hierin moeten we o.a. bijhouden wat ze willen en hoeveel dit gaat kosten. Eens in de zoveel maanden moet dan een stand van zaken opgesteld worden. Het accorderen van de opleidingen mogen wij dan weer niet.
Ben alweer een deel van de info kwijt
Mijn vraag: horen dit soort dingen niet gewoon op het bordje van Prsoneelszaken?
Dat hangt er van af wie de financien over die opleidingen beheert. Als dat op afdelingsniveau beheert wordt, is het logisch dat zo'n overzicht ook op afdelingsniveau plaatsvindt.
Is er een oneindig budget of een budget voor het gehele bedrijf, dan zou dat prima bij P&O kunnen... maar ook dan kan ik me voorstellen dat de beste inventarisatie op afdelingsniveau plaatsvindt.
In het bedrijf waar ik werk, worden corporate cursussen (zoals BHV-cursussen, hijs-cursussen, etc) door P&O ge-inventariseerd en bijgehouden en dat wordt op bedrijfsniveau gefinancierd, maar vak-inhoudelijke cursussen echt op afdelingsniveau en daar is een afdelingsbudget voor. P&O kan dat meer specifieke echt niet beoordelen of aansturen...
Meer algemeen:
P&O = sollicitaties, vacatureteksten publiceren, alles rondom arbeidsvoorwaarden (wetsveranderingen bijhouden, bijzondere zaken uitzoeken), ziekteverzuim registreren en bij langdurig ziekte de formulieren voor UWV invullen/bespreken, samenstelling van het personeel monitoren en daarin adviseren, archiveren van diploma's en certificaten, niet-werk-gerelateerde problemen bij werknemers oppakken en eventueel daarin mediator zijn, herplaatsing werknemers als daar noodzaak toe is, etc.
Secretaresse v/e afdeling: notuleren in (belangrijke) vergaderingen, correspondentie (laatste check, spellingscontrole, briefnummers, etc), agenda-beheer van afdelingsleiders, vergaderzalen beheren (en/of zorgen voor lunch, koffie, drankjes), (vlieg)reizen voor medewerkers of afdelingsleiders coordineren, kleine klusjes in het kantoor (laten) opknappen en dat co-ordineren, bezoekers assisteren (bijv hotel voor hen regelen), drukwerk verzorgen (flyers, folders), laatste slag over belangrijke rapporten, kleine financiele afhandelingen, routine-matig overzichten genereren en/of afdrukken. Ik zie zelfs (afdelings)secretaresses kleding naar een stomerij brengen, huur-auto's regelen, cadeau's kopen voor jubilaressen of mensen die ziek zijn of weggaan, woonplek voor stagiaires proberen te regelen, vitrines inrichten, banners of vlaggen organiseren, hele webinars organiseren (of meehelpen daarin), skype-meetings met veel mensen regelen/co-ordineren.
Ik zeg niet dat een secretaresse dat allemaal moet doen, maar ik zeg wel dat het takenpakket veel uitgebreider KAN zijn dan dat van een HR-medewerker.
Over onnodig werk gesproken...
Elke donderdag moet ik 4 verschillende agenda's maken voor wethouders. Bij het onderwerp zelf staat hoelang het duurt.
Dit doe ik in een systeem, dus ik kan er geen tijd vóór zetten
De coördinator van dat cluster stuurde, nadat ik de standaardagenda verstuurde ook nog eens een agenda met tijdschema!
Nu werd ons gevraagd dit over te nemen. Echt, hou je gewoon aan de agenda. Dan is dat tijdsschema helemaal niet nodig!
Ik vind het zelf ook best wel fijn als het daadwerkelijke tijdstip erbij staat ipv alleen 'onderwerp x: 20 minuten'.. Dan blijf je rekenen bij lange vergaderingen met veel onderwerpen, zeker als een eerder onderwerp wat korter duurde dan gepland: is er daardoor nu ruimte ontstaan om wat langer door te praten over het agenda-item, of moeten we het toch doorschuiven naar volgende week?
Als de coördinator dat graag wil, dan pas je je excel/werkwijze toch aan zodat het voortaan in dat format staat? Ik zou er zelf in elk geval veel voldoening uit kunnen halen als ik dingen op een manier kan aanleveren zodanig dat het "systeem" beter functioneert.
masatu schreef op 14-02-2022 om 12:12:
Ik vind het zelf ook best wel fijn als het daadwerkelijke tijdstip erbij staat ipv alleen 'onderwerp x: 20 minuten'.. Dan blijf je rekenen bij lange vergaderingen met veel onderwerpen, zeker als een eerder onderwerp wat korter duurde dan gepland: is er daardoor nu ruimte ontstaan om wat langer door te praten over het agenda-item, of moeten we het toch doorschuiven naar volgende week?
Als de coördinator dat graag wil, dan pas je je excel/werkwijze toch aan zodat het voortaan in dat format staat? Ik zou er zelf in elk geval veel voldoening uit kunnen halen als ik dingen op een manier kan aanleveren zodanig dat het "systeem" beter functioneert.
As dat zou kunnen zou ik dat zo doen, maar het kan niet.
Je geeft het aantal agendapunten aan die er zijn, en per veld zet je het onderwerp. We doen dit niet in Excel of Word.
Tot nu toe nog nooit opmerkingen over gehad. Zou je dat je proces aan moeten passen omdat 1 persoon dat wil?
noas_1993 schreef op 14-02-2022 om 12:43:
[..]
As dat zou kunnen zou ik dat zo doen, maar het kan niet.
Je geeft het aantal agendapunten aan die er zijn, en per veld zet je het onderwerp. We doen dit niet in Excel of Word.
Tot nu toe nog nooit opmerkingen over gehad. Zou je dat je proces aan moeten passen omdat 1 persoon dat wil?
Volgens mij pas jij niets aan. Je klinkt nl als echt niet meedenkend of meewerkend en als iemand die standaard nee zegt op elke verandering.
Je zou kunnen vrágen waarom het erbij moet. Misschien door klachten vanuit de burgers? Omdat de voorzitter dan beter de tijd kan bewaken? Omdat het gebruikelijk is dat het erbij staat en jullie het tot nog toe niet deden?
Genoeg redenen te verzinnen waarom 1 iemand het vraagt en je dan toch kunt gaan meedenken. Naar het systeem kunt gaan om te zoeken of er een veld bij kan. Of in de omschrijving voortaan de tijdsduur toe voegen (ipv boomkappen wordt het dan boomkappen- 15 minuten). Er is echt veel meer mogelijk dan de nee doe je nu heel hard roept.
Biebel schreef op 14-02-2022 om 13:04:
[..]
Volgens mij pas jij niets aan. Je klinkt nl als echt niet meedenkend of meewerkend en als iemand die standaard nee zegt op elke verandering.
Je zou kunnen vrágen waarom het erbij moet. Misschien door klachten vanuit de burgers? Omdat de voorzitter dan beter de tijd kan bewaken? Omdat het gebruikelijk is dat het erbij staat en jullie het tot nog toe niet deden?
Genoeg redenen te verzinnen waarom 1 iemand het vraagt en je dan toch kunt gaan meedenken. Naar het systeem kunt gaan om te zoeken of er een veld bij kan. Of in de omschrijving voortaan de tijdsduur toe voegen (ipv boomkappen wordt het dan boomkappen- 15 minuten). Er is echt veel meer mogelijk dan de nee doe je nu heel hard roept.
Het is intern.
En als het gebruikelijk was, hadden ze dat eerder moeten zeggen. Ik doe dit al jaren.
Ik zeg bijna geen nee, maar dit vind ik dus echt een onnodig iets. Het staan gewoon bij het onderwerp!
Voorbeeld hoe we het nu doen:
Bespreken hybride werken - geen stukken - 10 minuten - Noa
Bespreken welke dagen op kantoor - geen stukken - 5 minuten - Noa
noas_1993 schreef op 14-02-2022 om 12:43:
[..]
As dat zou kunnen zou ik dat zo doen, maar het kan niet.
Je geeft het aantal agendapunten aan die er zijn, en per veld zet je het onderwerp. We doen dit niet in Excel of Word.
Tot nu toe nog nooit opmerkingen over gehad. Zou je dat je proces aan moeten passen omdat 1 persoon dat wil?
Jahoor, ik zou het dan zo aanpassen. En ik zou daarnaast ook (pro-actief) vragen aan de coördinator wat de reden is hiervoor is, en met hem meedenken zodanig dat het proces misschien wel nog beter wordt. Misschien vraagt hij nu alleen om een tijdsindicatie, maar is het werkelijke probleem dat er teveel onderwerpen op de agenda staan en/of het overleg te kort duurt waardoor ze in tijdnood komen.
En verder volledig eens met Biebel. Het lijkt wel alsof je je niet zo thuis voelt in het secretaressewerk, waarbij je toch vooral 'dienend' bezig bent, en waarbij je hopelijk energie haalt uit dat alles perfect op rolletjes loopt - onafhankelijk van welke specifieke taken daar precies bijhoren.
noas_1993 schreef op 14-02-2022 om 13:17:
[..]
Het is intern.
En als het gebruikelijk was, hadden ze dat eerder moeten zeggen. Ik doe dit al jaren.
Ik zeg bijna geen nee, maar dit vind ik dus echt een onnodig iets. Het staan gewoon bij het onderwerp!
Voorbeeld hoe we het nu doen:
Bespreken hybride werken - geen stukken - 10 minuten - Noa
Bespreken welke dagen op kantoor - geen stukken - 5 minuten - Noa
Dat iets “al jaren zo gaat” wil niet zeggen dat het niet anders of misschien wel beter kan. Het is geen erg sterk argument. Dat jij het niet nodig vind, is ook al niet zo relevant. Je wilt niet meedenken als één iemand iets wil. Dat is dus ook al geen goed argument, want jij wilt nu als enige iets tegenhouden!
Ga eens in gesprek. Wees creatief en zet het erbij in de onderwerpregel. Met sommige systemen moet je een beetje creatief omgaan.
Bij ons is het zo dat het cluster inventariseert, coördineert en verantwoordelijk is. HRM zorgt voor de toekenningsbrief en het uploaden van het diploma in het dossier. Daarnaast zorgt HRM ook dat bij eventuele uitdiensttreding de afspraken die gemaakt zijn bij het aangaan van de opleiding uitgevoerd worden bij de eindafrekening.
Al het andere werk ligt bij het cluster. Dat gebeurt bij ons ook zo. Ik moet er niet aan denken dat dat bij HRM komt te liggen. Daar is geen tijd en mankracht voor.
Ik ben al verbaasd dat iets ogenschijnlijk simpels als ‘welke dagen op kantoor’ bij jullie binnen vijf minuten besproken kan worden. Dat zou bij ons uitdraaien op een verhitte discussie.
MMcGonagall schreef op 14-02-2022 om 17:58:
Ik ben al verbaasd dat iets ogenschijnlijk simpels als ‘welke dagen op kantoor’ bij jullie binnen vijf minuten besproken kan worden. Dat zou bij ons uitdraaien op een verhitte discussie.
Het is als voorbeeld bedoeld..