Overblijfadministratie
Wij doen voor onze school de coordinatie voor het overblijven. Nu willen we volgend jaar graag gaan incasseren. Maar dat schijnt nogal omslachtig te zijn.
Weet iemand hier een programma voor? In Telebankieren kun je maar 1 incasso per stuk aanleveren. Of je moet een Cliop bestand maken maar dat gebeurt meestal met een boekhoudpakket en we zijn geen boekhoudpakket nodig dus dat kunnen we daar niet voor gebruiken.
Heeft iemand de oplossing?
Op onze school regelt de OR de machtigingen voor schoolreis en ouderbijdrage. Deze heeft nu de machtiging voor de overblijf er bij genomen...
mamsa
Niet incasseren?
Hier wordt gewoon aan het begin van het schooljaar een rekening gestuurd naar de ouders met daarop het verzoek of ze het bedrag over willen maken op rekeningnr... o.v.v. overblijf "naam kind" groe "x"
Dat werkt prima. Hier wordt in het geheel niet gewerkt met machtigingen voor ouderbijdrage, schoolreis of wat dan ook.
Maar puck
is dat een vast bedrag per kind dan voor overblijf? hier betaal je wat je afneemt, dus als je kind ziek is hoef je niet te betalen. Dus kun je nooit aan begin van het jaar een rekening sturen.
Hier werken ze ook met incasso maar geen idee hoe dat werkt. Sorry
Volgens mij
Volgens mij deed ik dat jaren geleden ook met een CLIOP bestand, komt me zo bekend voor. Zonder verdere boekhoudpakketten hoor. Via de Rabobank. Informeer eens bij je bank.
Guera
Je geeft hier je kind voor een aantal dagen per week op voor de overblijf aan het begin van het schooljaar en dan betaal je daar voor. En idd, als je kind ziek is dan betaal je ook gewoon, dat is bij de BSO toch ook zo. Als je lid bent van een sportvereniging/club/scouting/whatever betaal je ook contributie en niet per aanwezige keer. Lijkt me heel normaal toch? Overigens zijn ze hier wel heel coulant met wisselen van dagen. Als ik bijv. maandag en dinsdag "inhuur" en mijn kind moet een keer op donderda ipv maandag dan is dat nooit een probleem als je het van te voren doorgeeft. Ook als je kind een keer extra komt dan kan dat altijd, je betaalt dan gewoon een losse overblijf extra. Die stop je in een speciale bus bij school met het formulier waarin je aangeeft dat je kind een keer extra averblijft.
Reactie
Hoi, bedankt voor het reageren, wat veel reacties al in zo'n korte tijd. Bij ons betaal je per keer dat je overblijft. We hebben de afgelopen jaren met strippenkaarten gewerkt maar op school is geen ruimte meer om die te laten "verkopen" we hebben geen adm.kracht/concierge meer op school. Dat zouden we dan nu zelf moeten gaan doen maar dan moet daar wel telkens iemand voor op school zijn.
Het leek ons handiger om gewoon achteraf te incasseren wat er is afgenomen. De registratie op school blijft hetzelfde als met de strippenkaart maar de betaling wordt dan anders.
We hebben geinformeerd bij de Rabobank maar je moet zelf voor een programma zorgen die Cliopbestanden maakt. Die heeft de bank niet (zeggen ze). Ze hebben we de mogelijkheid van incasso maar je maakt dan 1 incasso aan of leest 1 bestand in.
Maar ja, dat bestand, daar zit de moeilijkheid....
Bij ons wordt het ook vanuit de ouderraad geregeld door een apart groepje ouders die in de overblijfcommissie zitten (valt onder de OR)
Groetjes Jentje
Kiss
Keep It Simple.
Met enige regelmaat (maandelijks?) een factuur sturen met rekeningnummer op. Meeste mensen gebruiken toch al de acceptgiro niet meer ivm electronisch betalen.
Als dat te ingewikkeld is; overgaan op systeem met vaste prijs. Alleen 'extra dagen' factureren.
Strippenkaart
Ja hier een strippenkaart. Je krijgt een brief via de broodtrommel van kind. Dat is een machtiging. Daarmee neem je x aantal strippen af. Kaart wordt op school bewaard. Als kaart vol is krijg je die in broodtrommel mee ter eventuele controle. Die machtiging wordt geincasseerd maar geen idee met welk systeem
Incasseren; veel werk
Ik heb voor mijn zaak ook met incasso's te maken. Je moet inderdaad een Cliop3 bestand aanleveren en dat gaat weer in een boekhoudprogramma. Omdat ik de boekhouding uitbesteed was dat geen optie voor me. Zou ik daarvoor wel zo'n programma aanschaffen, dan zou met dat in aanschaf en onderhoud ongeveer 200 per maand kosten. Nu incasseer ik elke maand hetzelfde bedrag en helaas kan ik dus elke maand alle transacties inkloppen. Veel werk, maar je weet zeker dat je je geld krijgt. Ik doe in 3 uur ongeveer 100 transacties.
Als iemand weet hoe ik een eenvoudig excel-bestand kan omzetten in een cliop3 bestand; graag!
Lidewei
Kaart kopen op school
Op "onze" overblijf kopen de kinderen gewoon een kaart bij de overblijfkrachten. Ze hebben een strippenkaart, die zit in een plastic hoesje, de kinderen komen met het hoesje+kaart+centen naar de overblijfruimte en daar wordt het afgehandeld, gewoon tijdens het overblijven. Er is dus één overblijfkracht met de administratie bezig.
Tirza
Ook een kaart
maar dan maken wij het geld over en kinderen ontvangen dan voor dat bedrag strippenkaarten. De overblijfkrachten hier willen liever niet dat kinderen geld meenemen naar de overblijf. Maar dat met die kaarten werkt geweldig. Misschien om in overweging te nemen. Onze school heeft een jaar gewerkt met incasso's. Dat was echt een drama. Er werd vooraf geïncasseerd. Dan komt je kind een keer niet. Wij moesten dan van te voren afbellen en je moest steeds opnieuw controleren of de incasso wel juist was. Gelukkig was dat maar één jaar. Die overblijfstichting is er daarna uitgegooid en de school heeft de overblijf weer zelf geregeld. Veel goedkoper voor de ouders en veel efficiënter.
Strippenkaarten
hier ook strippenkaarten. Elke woensdagochtend kun je als ouder bij het 'hoofd overblijf' (= ouder die alles regelt) in de hal een nieuwe kaart kopen. Betalen met pinpas (ze hebben zo'n mobiel betaalapparaat). Werkt inmiddels goed. Bij overschakelen van contant betalen naar alleen met pin werkte soms het nieuwe apparaat niet goed. Inmiddels is dat opgelost.
Strippenkaart blijft op school; als íe bijna op is krijgt het kind een briefje mee dat de strippen bijna op zijn, zodat je weet dat je nieuwe moet kopen.
School zelf doen?
Ik vraag me af of de school dit niet zelf moet doen. Overblijf moet toch door school worden geregeld? Of zie ik iets over het hoofd? Bij ons op school wordt ook met incasso gewerkt (vaste dagen afnemen, of strippenkaart), maar het geld wordt aan school betaald.
Met google kwam ik dit tegen om ClieOp met excel te maken (gratis).
http://www.mitc.nl/mitcdwnld_clieoptrans.html
Petunia
TSO moet door school geregeld worden, maar de meeste scholen besteden dat uit aan de Ouderraad of een externe organisatie.
Bedankt
Dag allemaal, bedankt voor het reageren. Ik zal een en ander eens bespreken met de overblijfcoordinator. Misschien moet het inderdaad toch maar via school. Ik zal ook de site van An-ka nog eens goed bekijken en uitproberen. Misschien is dat wel wat ik zoek. Onze school heeft bijna vakantiesluiting dus ook het overblijven is bijna klaar. Nog 1x incasseren dit schooljaar en dan is het weer genoeg geweest.
Dankjewel allemaal.
Groetjes Jentje